あなたはタスク管理をしていますか？「頭の中で整理しているからタスク管理はしなくてOK!」と思っていませんか？タスク管理は頭の整理をするという意味でも非常に重要なことです。本記事ではタスク管理とは何なのか、メリット、タスク管理のコツを紹介します。
タスク管理とは
タスク管理というと何を思い浮かべますか？ドラマでは付箋にやることを書いてPCに貼り付けたりしているのをよく見ますね。それもタスク管理の1つです。タスク管理とは、自身が行う作業を洗い出して、適切に作業予定を立てることをタスク管理と呼びます。
もしあなたが1つのことのみを行う仕事に勤めているならタスク管理は必要ないかもしれません。しかし、多くの人が複数のタスクを抱えています。あれもやってこれもやってというように複数のタスクを抱えているのであればタスク管理をすることをオススメします。
なぜタスク管理をするのか
複数のタスクを抱えている場合、必ず発生することが「優先順位づけ」です。複数のことを一度に行うことはできません。そのため、自身が抱えているタスクに優先順位をつける必要があります。
また、それぞれのタスクに対して設定してある、もしくは設定した期日を守る必要があります。そのため、タスクを洗い出して何から着手すれば良いのか、抱えているタスクのうち何が重要なのかを把握することが生産性を上げるコツとなります。
仕事をテキパキこなす人は、自身のタスクに対して適切に優先順位をつけ、洗い出したタスクを順順にこなしていくので仕事が早いのです。逆に思いつきでタスクをこなしていくだけでは期日を守れなかったり、重要ではないタスクから消化してしまったりします。
タスク管理をするメリット
タスク管理には多くのメリットがあります。タスク管理をするメリットを順番に見ていきましょう。
自分の頭の中を整理できる
頭の中だけでタスク整理をしているとどうしても抜け漏れが出ます。また、脳味噌の容量は限られていますし、タスク管理している分の脳の容量を、タスクに対して割り当てるためにも、タスク管理は外出ししましょう。
また、頭の中で整理するよりもタスクは書き出しておいた方が忘れることはありません。期日は遠くないけど上司に頼まれた仕事は、その瞬間にタスクとして書き出すことで、他のタスクを行っていてもその後に見返すことができます。
自分のタスクを可視化できる
自分が今何をしているのかを把握することができます。あなたは最近の仕事で何をしていますか？という問いに対して、タスク管理のために書き出している人はパッと答えを出すことができます。
しかし、頭の中だけで管理している人は、いざ考えてみると何をしているのか分からなくなってしまうことがあります。自分が今やっているタスクは何の目的で、どういった意図があって、何をしているのかを把握しましょう。
また、抱えているタスクを洗い出すことで、自身のキャパを知ることができます。実は多くのタスクを抱えているのにも関わらず、お願いされたことは何でも請け負ってしまう人は特に注意が必要です。断ることは勇気が入りますが、自分のタスクを把握することでこれ以上は期日を守ることができない、と判断することができ、理由を持ってタスクを断ることができます。
期日を意識できる
洗い出したタスクには必ずセットで期日をセットしましょう。タスクを洗い出しただけではタスク管理とは呼べません。洗い出したタスクに対して適切に期日を設定して、いつまでに何をやらなければならないのかを把握します。
期日を設定することで、作業の逆算をすることができます。あるタスクに対して、どのようなことが必要で、どの程度の時間がかかるかの見込みを予測することで、効率よく作業を進めることができます。
迷う時間が減る
1つのタスクが完了した段階で、さあ次何しようか、と迷うことがなくなります。なぜなら、やらなければならないタスクが予め書き出されているからです。
タスクを消化した後は、洗い出したタスクの中で次に重要なものを選んで消化していくだけです。迷う時間がなくなるということは無駄な時間がなくなるということです。だらだら仕事をするよりもパッと作業して定時で上がれるような仕事スタイルを確立していきましょう。
また、前日までに次の日にやるタスクを整理しておくことで、次の日の朝から時間を有効に活用することができます。午前中は1日の中で最も集中できる時間だと言われているため、午前中にどれくらい効率的に作業できるかが生産性を高めるうえでの肝になります。
タスク管理のコツ
先ほどはタスク管理を行う理由、またそのメリットについて説明しましたが、ここからはタスク管理を行ううえで、より効果的な方法をお伝えします。
タスクを細分化する
基本的にタスクは細分化することができます。例えば、「カレーを作る」というタスクがあったとします。その場合は、「材料を買う」「野菜を切る」「炒める」「煮込む」というように、「カレーを作る」うえでのプロセスは複数あります。その細分化した状態でタスク管理行いましょう。
これはWBSとも呼ばれ、ビジネスマンの必須スキルです。カレーを作るという大きなタスクでは適切な期日を設定することは難しいですが、いつまでに材料を買って、いつまでに野菜を切れば良いのか、という切り分けたタスクであれば比較的容易に期日を設定することが可能です。
その細分化したタスクの期日を総合した結果、元々の大きなタスクはどれくらいの期間がかかるのかを算出することができます。特に根拠もなく2日でできますとか、感覚だけで物事を考えることは控えることをオススメします。
タスク管理ツールを利用する
ではどのようにタスク管理をすれば良いのか、という話においてはタスク管理ツールを利用することをオススメします。付箋に書いて管理することもタスク管理ではありますが、より便利にタスク管理をしたいのであればタスク管理ツールを利用しましょう。
今回はタスク管理ツールについての紹介はしませんが、私がオススメするタスク管理ツールは「Trello」です。無料で利用できて感覚的に操作することができるWeb上のサービスです。タスク管理ツールについては今後本メディアでも紹介していきたいと考えています。
タスク管理ツールを利用するうえで重要なことは、使い続けることです。とりあえず始めて数日しか使いませんでした、というのでは意味がありません。最初は使い慣れなくて書き漏れ等が発生することもありますが、慣れていくうちに仕事をするうえで欠かせない存在になります。
タスク完了のゴールを把握する
タスクにはゴールがあります。何をもってそのタスクが完了したと言えるのかは、タスクを割り振られた時点で確認しておく必要があります。タスク完了の目安がなければ、どこに向かって作業をすれば良いのかわかりません。
ゴールは基本的に作業を割り振った人に聞きましょう。その人の中ではそのタスクに対して何がゴールなのか把握できているはずです。何を求めているのか、どこまでの出来を求めているのかを把握することでよりクリティカルな答えを出すことができます。
また、そのゴールの前にチェックポイントを設けましょう。長めの期間を要するタスクでは、チェックポイントを設けることで作業のズレを修正することができます。タスクが完了していなくても、指示者に対してこのような方向性で作業しています、これくらいの期間で完了できそうな見込みです、という報告をすることで、指示者としてもマネジメントしやすくなります。
タスク管理の落とし穴
タスク管理をすると多くの人が人が陥ってしまうことは、書き出したタスクを消化することに一生懸命になってしまうことです。何が悪いの？と思うかもしれませんが、その付箋ないしは書き出したタスクを消化することが目的になってはいけません。
タスクには目的があります。そのタスクの本来の目的を意識したうえで作業することで高いパフォーマンスを発揮することができるのです。タスク消化マシーンにならないように気を付けましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はタスク管理とはそもそも何ですか？といった話から、その目的、メリット、コツを紹介しました。
あなたがもしまだタスク管理を頭の中だけで行っているのであれば、ぜひ今日からでもその頭の中を外出ししていきましょう。最初は慣れないのでこんなことしているのなら手を動かしたいと思うかもしれませんが、慣れてくると無駄な時間がなくなり、生産性が高まってることに気づくことができます。
この記事を読んで少しでもタスク管理を行えるようになれば幸いです。ここまでお付き合いいただきありがとうございました。
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