社会人になるとエクセルやパワーポイントで資料を作成することが多くなります。特にプレゼンや発表用資料を作成する際にはパワーポイントがよく用いられます。今回はパワーポイントを作成する際に、作業効率が本当に上がるショートカットを激選してお伝えします。
パワーポイントで資料作成する際の重要ポイント
まず、パワーポイントで資料作成をする際に重要なことは何だと思いますか？綺麗さ？分かりやすさ？スライドの量？そういった要素も重要ではありますが、就業時間が限られ、働き方改革が叫ばれている中、最も重要なことは素早く資料を完成させることです。
トップ5％の社員はその他の社員に比べて作成するパワーポイントのスライド数が約32％ほど少ないという研究結果があり、作成する時間は約20％短いと言います。
もちろん手を抜いているわけではありませんが、パワーポイントを作成する目的を理解し、その目的に合わせて必要最低限の情報をパワーポイントに反映させることで、そのような時間短縮を図っているのです。
以下では少しでもパワーポイントにおける資料作成の時間を短縮するための、作業効率が上がるショートカットをランキング形式で紹介します。
第10位 Ctrl＋C
「Ctrl」＋「C」で選択したオブジェクトやテキストをコピーすることができます。これは最近では常識ともなっているのでそこまで目新しさはないかと思います。
第9位 Ctrl＋D
「Ctrl」＋「D」でスライド内のテキストボックスやオブジェクトをコピーすることができます。
第8位 Alt＋H、F、S
「Alt」＋「H、F、S」で選択したテキストのフォントサイズを変更することができます。わざわざリボンや右クリックでフォントサイズを変更するより作業効率を高められます。
第7位 Ctrl＋G
「Ctrl」＋「G」で選択したオブジェクトのグループ化をすることができます。これも右クリックから行うことができますが、覚えておいたほうが便利なショートカットです。
第6位 Alt＋N、P
「Alt」＋「N、P」で画像を挿入することができます。画像の挿入はコピー＆ペース等やリボンからでも実行できますが、これもショートカットキーが存在します。
第5位 Ctrl＋M
「Ctrl」＋「M」で新しいスライドを追加することができます。これは意外に知っている人も多いかもしれませんが、新規スライドの追加もショートカットキーで行ってしまいましょう。
第4位 Ctrl＋Y
「Ctrl」＋「Y」で直前の操作を繰り返すことができます。ちなみにエクセルの場合はF4で同様のことができます。
第3位 Ctrl＋Z
「Ctrl」＋「Z」で直前の操作を元に戻すことができます。これは言わずともがなよく知られたショートカットキーですが、オブジェクトを不本意に動かしてしまった際などによく使いますよね。
第2位 Alt＋N、S、H
「Alt」＋「N、S、H」で図形を挿入することができます。パワーポイントでは図形を頻繁に利用するので是非とも覚えておきたいショートカットです。
第1位 Alt＋N、X
「Alt」＋「N、X」でテキストボックスを挿入することができます。テキストボックスを使わないパワーポイントはあまりないと思いますので絶対に覚えておきたいショートカットです。
番外編
これはパワーポイントの話ではないですが、便利な機能があるのでこちらで紹介したいと思います。
それは「Windowsキー」＋「V」です。このショートカットキーではクリップボードに保存した25の履歴を選択することができます。「Ctrl」＋「C」でコピーして、その後違うテキストを選択して「Ctrl」＋「C」を行うと、直前のコピー内容のみになってしまいますが、クリップボードの履歴を閲覧することで前にコピーした内容を参照することができるのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。社会人になるとエクセルやパワーポイントを利用する頻度が非常に高いため、資料作成は極力時間をかけないことを意識しましょう。資料に凝りすぎてしまうと、資料を作成することが目的になってしまい、本来の目的を見失う要因にも繋がります。
パワーポイントを作成する理由の多くは「相手に適切に伝わる」ことです。あえて「伝わる」というワードをチョイスしましたが、「伝える」のは自分で完結してしまいます。伝えるのではなく、伝わる資料を意識して作成すると、短時間で高品質な資料ができます。
今回紹介したショートカットを利用して、生産性を高めていきましょう。ここまで読んでいただきありがとうございました。
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